व्यवसाय में, हमें अक्सर ग्राहकों के साथ बातचीत और लेनदेन में तेजी लाने की आवश्यकता होती है।लेकिन कुछ वार्तालाप शॉर्टकट का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।

पाठ के लिए धन्यवाद, परिवर्णी शब्द और संक्षिप्ताक्षर आज पहले से कहीं अधिक सामान्य हैं।हम लगभग हमेशा शॉर्टकट की तलाश में रहते हैं, चाहे हम ईमेल करें, ऑनलाइन चैटिंग करें, ग्राहकों से बात करें या उन्हें टेक्स्ट करें।

लेकिन संक्षिप्त भाषा में खतरे हैं: कई मामलों में, ग्राहक और सहकर्मी छोटे संस्करण को समझ नहीं पाते हैं, जिससे गलत संचार होता है और एक शानदार अनुभव बनाने के अवसर चूक जाते हैं।ग्राहकों को ऐसा महसूस हो सकता है कि आप उनके ऊपर, नीचे या उनके आस-पास बात कर रहे हैं।

व्यावसायिक स्तर पर, मैत्रीपूर्ण मोबाइल फोन के मजाक के अलावा लगभग हर स्थिति में "टेक्स्ट टॉक" अव्यवसायिक प्रतीत होता है।

वास्तव में, सेंटर फॉर टैलेंट इनोवेशन (सीटीआई) के एक सर्वेक्षण में पाया गया है कि ग्राहकों और सहकर्मियों के साथ खराब लिखित संचार भी करियर को खतरे में डाल सकता है।(ध्यान दें: जब आपको संक्षिप्त शब्दों का उपयोग करना होता है, तो पिछला वाक्य इसे अच्छी तरह से करने का एक उदाहरण है। पहले उल्लेख में पूरा नाम देखें, इसे कोष्ठक में संक्षिप्त करें और शेष लिखित संदेश में संक्षिप्त शब्द का उपयोग करें।)

इसलिए जब किसी डिजिटल चैनल के माध्यम से ग्राहकों के साथ संवाद करने की बात आती है, तो यहां बताया गया है कि क्या नहीं करना चाहिए:

सख्ती से पाठ बात

मोबाइल उपकरणों और टेक्स्ट संदेशों के विकास के साथ कई तथाकथित शब्द सामने आए हैं।ऑक्सफ़ोर्ड इंग्लिश डिक्शनरी ने कुछ सामान्य पाठ संक्षिप्ताक्षरों जैसे LOL और OMG को मान्यता दी है।लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वे व्यावसायिक संचार उद्देश्यों के लिए ठीक हैं।

किसी भी इलेक्ट्रॉनिक संचार में इन सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले संक्षिप्ताक्षरों से बचें:

• बीटीडब्ल्यू - "वे वैसे"
• लोल ज़ोर से हंसना"
• यू - "आप"
• हे भगवान - "हे भगवान"
• THX - "धन्यवाद"

ध्यान दें: क्योंकि व्यावसायिक संचार में FYI टेक्स्ट मैसेजिंग से बहुत पहले से मौजूद था, अधिकांश भाग के लिए, यह अभी भी स्वीकार्य है।इसके अलावा, बस वही बताएं जो आप वास्तव में कहना चाहते हैं।

अस्पष्ट शर्तें

यथाशीघ्र कहें या लिखें, और 99% लोग आपका मतलब "जितनी जल्दी हो सके" समझेंगे।हालाँकि इसका अर्थ सार्वभौमिक रूप से समझा जाता है, वास्तव में इसका अर्थ बहुत कम है।ASAP के बारे में एक व्यक्ति की राय लगभग हमेशा इसका वादा करने वाले व्यक्ति से काफी अलग होती है।ग्राहक हमेशा उम्मीद करते हैं कि जितनी जल्दी हो सके, आप जितना डिलीवर कर सकते हैं, उससे कहीं अधिक तेज़ होगा।

यही बात ईओडी (दिन के अंत) के लिए भी लागू होती है।आपका दिन किसी ग्राहक के दिन से बहुत पहले ख़त्म हो सकता है।

इसीलिए यथाशीघ्र, ईओडी और इन अन्य अस्पष्ट संक्षिप्त शब्दों से बचना चाहिए: एनएलटी (इसके बाद नहीं) और एलएमके (मुझे बताएं)।

कंपनी और उद्योग शब्दजाल

"एएसपी" (औसत विक्रय मूल्य) आपके कार्यस्थल पर "लंच ब्रेक" शब्द जितना ही लोकप्रिय हो सकता है।लेकिन ग्राहकों के लिए इसका शायद बहुत कम या कोई मतलब नहीं है।कोई भी शब्दजाल और संक्षिप्ताक्षर जो आपके लिए सामान्य हैं - उत्पाद विवरण से लेकर सरकारी निरीक्षण एजेंसियों तक - अक्सर ग्राहकों के लिए विदेशी होते हैं।

बोलते समय शब्दजाल के प्रयोग से बचें।हालाँकि, जब आप लिखते हैं, तो ऊपर बताए गए नियम का पालन करना ठीक है: पहली बार इसे लिखें, संक्षिप्त नाम को कोष्ठक में रखें और बाद में उल्लेख किए जाने पर संक्षिप्त नाम का उपयोग करें।

क्या करें

टेक्स्ट संदेशों और ईमेल में शॉर्टकट भाषा - संक्षिप्तीकरण, संक्षिप्ताक्षर और शब्दजाल - सीमित संख्या में स्थितियों में ठीक है।बस इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:

केवल वही लिखें जो आप ज़ोर से कहेंगे।क्या आप शपथ लेंगे, एलओएल कहेंगे या सहकर्मियों या ग्राहकों के साथ कुछ गोपनीय या व्यक्तिगत बात साझा करेंगे?शायद नहीं।इसलिए उन चीज़ों को लिखित व्यावसायिक संचार से भी दूर रखें।

अपना लहजा देखें.आप ग्राहकों के साथ मित्रतापूर्ण व्यवहार कर सकते हैं, लेकिन संभवतः आप मित्र नहीं हैं, इसलिए किसी पुराने मित्र के साथ इस तरह संवाद न करें।साथ ही, व्यावसायिक संचार हमेशा पेशेवर दिखना चाहिए, भले ही वह दोस्तों के बीच हो।

कॉल करने से न डरें.पाठ संदेश और, अधिकांश मामलों में, ईमेल का विचार?संक्षिप्तता.यदि आपको एक से अधिक विचार या कुछ वाक्य व्यक्त करने की आवश्यकता है, तो आपको संभवतः कॉल करना चाहिए।

अपेक्षाएँ निर्धारित करें.ग्राहकों को बताएं कि वे आपसे कब टेक्स्ट और ईमेल प्रतिक्रिया की उम्मीद कर सकते हैं (यानी, क्या आप सप्ताहांत पर या घंटों के बाद जवाब देंगे?)।

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